© Copyright 2019 marcus evans. All rights reserved.

4. Jahrestagung

Automatisierte Rechnungsverarbeitung & Invoice Processing

24. - 26. September 2019 | Köln

Warum haben Sie sich entschieden einen Finanzroboter zu benutzen?

Zwei Gründe waren dafür ausschlaggebend: Bei den Stadtwerken Essen setzen wir ein Programm zur Steigerung der Kosteneffizienz um, das auch für das Rechnungswesen Einsparziele beinhaltet. Das bedeutet, dass die gleiche Arbeit mit weniger Personal bewältigt werden muss. Unser Finanzroboter hilft ganz konkret dabei, Mitarbeiter von Standardaufgaben zu entlasten.

Zum Zweiten sehe ich den Finanzbereich unseres Hauses als Vorreiter für andere Einheiten im Konzern. Ich möchte beweisen welches Potenzial in der RPA-Technologie steckt. Und das geht am besten mit einem gelungenen Pilotprojekt.


Wie war die Erfahrung mit dem Finanzroboter? Würden Sie anderen Unternehmen den Einsatz von Robotic Process Automation (kurz RPA) empfehlen?

Klasse! Er hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Es ist natürlich so wie mit jeder Neuerung: Es sieht am Anfang einfacher aus als es ist, denn der Teufel steckt im Detail. Aber davon sollte sich niemand entmutigen lassen. Ich halte RPA für ein Handwerkszeug, das wir bald ganz selbstverständlich einsetzen werden und kann jedem empfehlen für sein Unternehmen eigene Erfahrungen damit zu sammeln. Ist der RPA-Prozess gut gemacht, ist die Effizienzsteigerung phänomenal: Die Zeitersparnis unseres Pilotprozesses liegt bei 80 Prozent!

Worauf sollen die Unternehmen bezüglich eines funktionierenden RPA-Pilotprozesses achten?

Neben den typischen „RPA-Einsteigertipps“, dass sich repetitiv ablaufende Prozesse mit Medienbrüchen besonders gut für RPA eignen, erscheinen mir drei Aspekte aus unserer eigenen Erfahrung wichtig:

Erstens: Der Pilotprozess soll die Leistungsfähigkeit der RPA-Technologie demonstrieren. Es macht also Sinn, nicht mit dem komplexesten Unternehmensprozess zu beginnen, auch wenn sich dort rechnerisch die größten Einsparungen ergäben. Ich habe bewusst einen Prozess ausgewählt, der nur in meinem Bereich abläuft und der auch nicht direkt an der „Halsschlagader“ der Stadtwerke liegt.

Zweitens: Kommunizieren, Kommunizieren, Kommunizieren. Was wie eine Binsenweisheit klingt, ist bei RPA noch wichtiger. Denn gerade bei der Automatisierung von bisher durch Menschen ausgeführten Tätigkeiten wird man auf Skepsis und Vorbehalte der Mitarbeiter und des Betriebsrats stoßen. 

Drittens: Langen Atem zeigen. Zwischendrin haben wir uns echt gelegentlich die Frage gestellt ob und wann wir den kleinen Pilotprozess fertig kriegen. Man muss sich immer wieder klar machen, dass man primär mit RPA ein neues Werkzeug durch alle Unternehmensinstanzen boxt und nur sekundär den kleinen Pilotprozess automatisiert. Bei den nächsten Bots ist das dann viel leichter. So klappt das auch bei uns.


Was ist, Ihrer Meinung nach, die Zukunft der Digitalisierung im Finanzbereich?

RPA wird als etabliertes Werkzeug eine wichtige Rolle spielen. Aber es passt nicht auf alle Aufgabenstellungen. Ich sehe im Finanzbereich zwei große Tendenzen: Standardaufgaben werden effizienter und von weniger Personal hochgradig automatisiert abgearbeitet. Der Finanzer orchestriert die verschiedenen Prozesse und überwacht deren Effizienzniveau mit Kennzahlen. Das gilt auch für Prozesse außerhalb des Finanzbereichs.

Zum Zweiten werden uns stärker vernetzte Datenhaltungen einen Qualitätsschub für unsere Management-Analysen und die Entscheidungsunterstützung ermöglichen.  Hier wird der Faktor Mensch noch lange eine Rolle spielen, auch wenn uns mitlernende Algorithmen dabei unterstützen.

Welche Vorteile sehen Sie für sich persönlich bezüglich Ihrer Teilnahme an unserer Konferenz?

Der Nutzen aus der Anwendung digitaler Technologien kommt sehr stark aus dem gegenseitigen Austausch: Über Erfahrungen, Stolpersteine, weiterentwickelte Ideen usw. Dafür nutze ich die Konferenz bereits seit mehreren Jahren und kann sie sehr empfehlen.

Ein Interview mit:

Tobias Grau
Leiter Finanzen und Einkauf - Stadtwerke Essen AG

Der Purchase-to-Pay Prozess und die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen bietet nach wie vor ein hohes Optimierungs- und Einsparungspotenzial.

Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung oder die Zentralisierung in Shared Service Centern war lange ein Alternative um Kosten zu sparen. Inzwischen können Unternehmen mit Robotic Process Automation und maschinellem Lernen Teilbereiche der Kreditorenbuchhaltung sehr viel effizienter steuern als bisher und sind nicht mehr auf FSSC angewiesen.

Die neusten Entwicklungen in der Technologie betreffen die Kombination von bestehenden Lösungen mit künstlicher Intelligenz. Aus Robotic Process Automation wird Intelligent Process Automation: Hier können Entscheidungen bei automatisierten Tätigkeiten getroffen werden. Bei Optical Character Recognition ist der Fall ähnlich: Intelligent Character Recognition benutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen um die gescannten Daten zu interpretieren und zwischen z.B. echten und gefälschten Rechnungen zu differenzieren.

Manche Unternehmen sind aber mit diesen neuen Konzepten und der gesamten Toolauswahl noch nicht vertraut, beziehungsweise haben übersteigerte Erwartungen an die verfügbaren RPA- und OCR- Technologien. Sie können deshalb die Kosten und die möglichen Ersparnisse bei der Implementierung solcher Lösungen nur schwer kalkulieren und verlieren durch zu hohe Komplexität Wettbewerbsvorteile.

Die Agenda der Konferenz finden Sie hier

Folgen Sie uns auf Social Media!

Wir würden uns sehr freuen Ihnen weitere Informationen über die Agenda der Konferenz zu besorgen. 
Bitte füllen Sie das Formular aus und wir werden uns bald bei Ihnen melden.

Jahrgang 1977, hat Betriebswirtschaftslehre / Interkulturelles Management an den Universtäten Jena und Uppsala (Schweden) studiert. Nach dem Berufseinstieg in einer Unternehmensberatung war er in verschiedenen Fach- und Führungspositionen im Controlling und Rechnungswesen des E.ON-Konzerns tätig. Seit 2012 verantwortet er bei der Stadtwerke Essen AG die Finanzfunktion, derzeit als Leiter Finanzen und Einkauf. Zusätzlich ist er Geschäftsführer bzw. Prokurist bei verschiedenen Tochtergesellschaften. Neben den klassischen Kernthemen aus Controlling, Jahresabschluss, Finanzierung und Einkauf treibt er mit Nachdruck die Digitalisierung von Finanzprozessen mittels Robotic Process Automation sowie die Electronic Invoicing-Umsetzung voran. Darüber hinaus ist er Mentor der unternehmensweiten Digitalisierungsinitiative DigiLab@SWE

Die Agenda der Konferenz finden Sie hier

Wenn Sie die Agenda erhalten möchten, schicken Sie bitte eine E-mail an:

Anastasia Zardili
anastasiaz@marcusevanscy.com
+357 22 849 390

Für weitere Informationen

Das erste Jahr mit dem Finanzroboter – Ein Erfahrungsbericht aus dem Mittelstand